Nhằm đẩy nhanh tiến độ nhập dữ liệu hộ tịch cũ vào cơ sở dữ liệu điện tử theo Kế hoạch số 108/KH-UBND ngày 02/5/2019 của UBND Tỉnh về triển khai thực hiện Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp và giúp công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp huyện, cấp xã kịp thời giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong quá trình nhập dữ liệu hộ tịch, từ ngày 16 đến ngày 18 tháng 10 năm 2019 Sở Tư pháp đã tổ chức hướng dẫn nhập dữ liệu hộ tịch cũ cho công chức Tư pháp – Hộ tịch của 06 huyện gồm: Lấp Vò, Lai Vung, Châu Thành, Thanh Bình, Hồng Ngự và thị xã Hồng Ngự.
Nội dung hướng dẫn tập trung vào các chức năng nhập dữ liệu cũ từ sổ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận cha, mẹ, con, đăng ký giám hộ; cách sửa sai sót thông tin; hủy thông tin.
Qua thực tế công tác nhập dữ liệu của các địa phương cũng gặp nhiều vấn đề vướng mắc như số lượng công chức Tư pháp – Hộ tịch ở một số xã chỉ có 01 người và phải giải quyết nhiều công việc, không có nhiều thời gian để nhập dữ liệu nên dẫn đến tiến độ còn chậm, các sổ hộ tịch của những năm trước đó lưu trữ, bảo quản chưa tốt nên thông tin không đầy đủ, rách rời, bị mối mọt; sổ hộ tịch ghi thiếu thông tin theo quy định của form nhập dữ liệu như:
Sổ đăng ký khai sinh còn thiếu thông tin về người cha, hoặc người mẹ; không có ngày, tháng sinh; cấp khai sinh cho nhiều người cùng một số trang, quyển số; ngày, tháng, năm sinh ghi theo ngày âm; không ghi năm sinh của người đăng ký khai sinh mà ghi số tuổi; ngày đăng ký khai sinh trước ngày tháng năm sinh, không ghi tên cán bộ hộ tịch thực hiện đăng ký. Sổ đăng ký kết hôn thiếu thông tin về số chứng minh nhân dân của vợ, của chồng; ghi chưa rõ tên người kết hôn (bỏ dấu không rõ), không ghi tên cán bộ hộ tịch thực hiện đăng ký. Sổ đăng ký khai tử không ghi ngày, tháng mất; không ghi tên cán bộ hộ tịch thực hiện đăng ký…
Tại các buổi hướng dẫn báo cáo viên đã trực tiếp giải đáp từng trường hợp cụ thể, trong đó yêu cầu công chức Tư pháp – Hộ tịch phải thống nhất nguyên tắc nhập dữ liệu chính xác với các nội dung ghi trên sổ, không tự ý điều chỉnh thông tin ghi trên sổ, các dữ liệu nào không có thì bỏ trống, dữ liệu bắt buộc mà trên sổ không ghi (tên người cha, tên người mẹ, quốc tịch, dân tộc, cán bộ đăng ký hộ tịch…) thì ghi “không có thông tin”, trường hợp khai sinh ghi ngày âm, ngày chưa đúng định dạng (ngày, tháng, năm) thì nhập theo dạng ngày/năm hoặc năm, khi công dân thực hiện trích lục sẽ kết hợp cải chính, bổ sung thông tin theo quy định. Ngoài ra còn các vướng mắc khác Sở Tư pháp tiếp tục ghi nhận để đề nghị Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp chỉnh sửa phần mềm như: dữ liệu từ ngày 01/01/2016 đến 31/12/2016 chưa nhập được dữ liệu cũ; thông tin khai tử chỉ có năm mất không có ngày, tháng;chức năng cấp số định danh cá nhân thường bị lỗi…
Qua 06 buổi hướng dẫn về công tác nhập dữ liệu hộ tịch cũ đã giải quyết cơ bản các nội dung còn vướng mắc trong quá trình nhập dữ liệu cũ của công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp huyện, cấp xã góp phần đảm bảo tiến độ nhập dữ liệu cũ theo Kế hoạch số 108/KH-UBND ngày 02/5/2019 của UBND Tỉnh về triển khai thực hiện Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp./.
Công Khởi