Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014 thì Sổ hộ tịch là sổ giấy được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch đã được đăng ký đồng thời còn là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Mỗi loại việc hộ tịch phải được ghi vào 01 quyển sổ, các trang phải đóng dấu giáp lai, việc khóa Sổ hộ tịch được thực hiện vào ngày cuối cùng của năm. Khi khóa Sổ hộ tịch phải ghi rõ tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký và phải được người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch ký, đóng dấu. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch, giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác liên quan đến đăng ký hộ tịch. Sổ hộ tịch là tài sản quốc gia, được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Xác định được tầm quan trọng của việc lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ thủ tục, giấy tờ hộ tịch và để tận dụng thời gian giãn cách xã hội, đơn vị đã thực hiện công tác sắp xếp các Sổ hộ tịch lưu trữ từ năm 1989 đến nay, chỉnh lý và xử lý các hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch đưa vào lưu trữ để thuận tiện cho việc tra cứu. Các loại Sổ hộ tịch được sắp xếp theo năm, theo loại sổ và được dán các nhãn ghi cụ thể đơn vị cấp xã để thuận tiện và dễ dàng tra cứu đối chiếu thông tin khi các xã, thị trấn liên hệ cung cấp thông tin đối chiếu nội dung sổ. Ngoài ra, Phòng Tư pháp còn lập sơ đồ bố trí lưu trữ các loại Sổ hộ tịch từ năm 1989 đến nay tạo sự thuận lợi cho công chức theo dõi quản lý và tra cứu các vị trí sổ một cách nhanh chóng nhằm đáp ứng kịp thời khi các cơ quan, đơn vị liên quan phối hợp yêu cầu. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch được đơn vị chỉnh lý, tích đống sắp xếp thành các hộp hồ sơ, lập danh mục chi tiết, bảo quản lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ theo từng năm thực hiện tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ.
Việc sắp xếp, chỉnh lý các sổ và hồ sơ đăng ký hộ tịch sẽ mang lại hiệu quả thiết thực, hạn chế thất thoát tài liệu, bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và cá nhân, tạo điều kiện dễ dàng cho việc tìm kiếm và tra cứu, góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của cơ quan./.
Thanh Xuân