Ngày 14 tháng 02 năm 2020, Giám đốc Sở Tư pháp đã ký Công văn số 166/STP-BTTP về việc chấn chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực.
Năm 2019, Sở Tư pháp tiến hành thanh tra hoạt động công chứng, chứng thực đối với 05 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Tỉnh. Nhìn chung, các Tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng nhu cầu công chứng của các tổ chức, cá nhân, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế – xã hội của Tỉnh. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế như: lập sổ công chứng, chứng thực và lời chứng chưa đảm bảo theo quy định, chưa thực hiện tốt việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên, chưa niêm yết đầy đủ thủ tục công chứng, một số hợp đồng công chứng chưa đảm bảo trình tự thủ tục theo luật định bị Tòa án tuyên hủy; có Văn phòng Công chứng để cho nhân viên ra bên ngoài tìm khách hàng, mang hồ sơ về Văn phòng soạn thảo hợp đồng, mang đến tận nhà hoặc đến nơi theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng để họ ký tên hoặc điểm chỉ vào hợp đồng, sau đó mang về cho công chứng viên công chứng vào hợp đồng, có biểu hiện cạnh tranh không lành mạnh giữa các Văn phòng công chứng.
Để khắc phục những hạn chế trên, đảm bảo hoạt động công chứng đi vào nề nếp, Sở Tư pháp yêu cầu các Trưởng Phòng công chứng và Trưởng các Văn phòng công chứng thực hiện các nội dung sau:
1. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng theo quy định tại Điều 23, Điều 24, Điều 28 của Thông tư số 06/2016/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng và sổ chứng thực theo Điều 13 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Ngoài ra, các Tổ chức hành nghề công chứng phải thống nhất nội dung giữa sổ giấy và sổ điện tử.
2. Sử dụng lời chứng đúng mẫu quy định của Thông tư số 06/2016/TT-BTP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
3. Cập nhật, niêm yết thủ tục công chứng, chứng thực (hiện nay là Quyết định số 1670/QĐ-UBND ngày 30/12/2019 của Ủy ban nhân dân Tỉnh), phí, thù lao công chứng theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên và Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 257/2016/TT-BTC.
4. Thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo quy định tại Điều 33, Điều 37 của Luật Công chứng năm 2014.
5. Thực hiện ký hợp đồng lao động đối những người đang làm việc tại các Tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật về lao động.
6. Tuyệt đối không được cử nhân viên của tổ chức mình ra ngoài tìm khách hàng, sau đó mang hồ sơ đến nơi yêu cầu cho khách hàng ký. Việc ký hợp đồng, giao dịch phải đảm bảo ký trước mặt công chứng viên theo quy định tại Điều 44, Điều 48 của Luật công chứng 2014 và tuân thủ các qui định khác của pháp luật về hoạt động công chứng.
7. Có thái độ lịch sự, tôn trọng khách hàng, tận tình hướng dẫn, giải thích rõ ràng tạo nên cách ứng xử văn hóa trong hoạt động công chứng. Hồ sơ công chứng phải được giải quyết đúng trình tự, thủ tục, thời gian theo quy định của pháp luật.
8. Thực hiện đúng chế độ báo cáo theo Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 và Thông tư số 03/2019/TT-BTP ngày 20/3/2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định một số nội dung về hoạt động thống kê của Ngành Tư pháp.
Sở Tư pháp yêu cầu Trưởng Phòng công chứng và Trưởng các Văn phòng công chứng chấn chỉnh, khắc phục sai sót, hạn chế, không để xảy ra sai phạm trong hoạt động công chứng thời gian tới./.
Ban Biên tập