Thực hiện Quyết định số 1148/QĐ-UBND-HC ngày 20 tháng 10 năm 2022 của Ủy ban nhân dân Tỉnh về việc giao cho Bưu điện tỉnh Đồng Tháp đảm nhận việc hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp, theo đó giao Sở Tư pháp hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính về chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ, chứng thực các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.
Ngày 05 tháng 10 năm 2022, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chỉ đạo Phòng Tư pháp phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai thực hiện đúng trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trong đó cần lưu ý thực hiện một số nội dung theo hướng dẫn tại Công văn số 692/HTQTCT-CT ngày 02 tháng 7 năm 2020 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực, như sau:
Thứ nhất, về người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
Theo quy định tại khoản 3 Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì: công chức Tư pháp – Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ về chứng thực.
Theo quy định tại khoản 6 Điều 2 Thông tư số 13/2019/TT-BNV ngày 06/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố thì: công chức Tư pháp – Hộ tịch là người trực tiếp thực hiện công tác chứng thực.
Khi thực hiện các thủ tục chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ cần có đủ trình độ chuyên môn để kiểm tra hồ sơ, tính xác thực về chữ ký, sự minh mẫn, nhận thức, làm chủ được hành vi và tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch của người yêu cầu chứng thực, các nội dung của văn bản, tài liệu, hợp đồng không trái với quy định pháp luật và không
thuộc trường hợp không được chứng thực.
Theo đó, tại Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 đã quy định người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông là công chức của Phòng Tư pháp, công chức Tư pháp – Hộ tịch của UBND cấp xã. Quy định này giúp quản lý nhà nước về công tác chứng thực đạt hiệu quả cao, đồng thời bảo đảm quyền lợi cho người dân khi tham gia giao dịch.
Thứ hai, về việc ký từng trang trong hợp đồng, giao dịch
Khoản 2 Điều 20 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì “Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch
trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định.”
Theo quy định này thì khi thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết hồ sơ chứng thực, ngoài việc người yêu cầu chứng thực ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch thì người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch, sau đó trình người có thẩm quyền thực hiện chứng thực ký chứng thực. Người thực hiện ký chứng thực không phải ký
vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Nội dung hướng dẫn của Sở Tư pháp, đảm bảo thực hiện đúng trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP./.
Thể Xuyên