Hiện nay, việc tổ chức, cá nhân tiến hành toàn bộ hoặc một số bước thực hiện thủ tục hành chính bằng phương tiện điện tử thông qua các dịch vụ công trực tuyến đang được áp dụng và phổ biến rộng rãi. Hình thức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật góp phần rút ngắn thời gian, chi phí trong giải quyết thủ tục hành chính.
Ngày 08 tháng 4 năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng 5 năm 2020.
ẢTheo đó việc yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:
1. Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc
- Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc thì cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu.
- Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc; yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Luật Hộ tịch.
- Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu
- Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: thẩm quyền, địa điểm thực hiện chứng thực; giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện chứng thực; trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn thực hiện chứng thực; lệ phí và các chi phí khác; chế độ lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính; theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
- Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước Quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại;
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực;
- Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Thẩm quyền cấp bản sao điện tử: cơ quan có thẩm quyền cấp gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.
Trên đây là một số quy định cũng như hướng dẫn cụ thể về việc cấp bản sao có giá trị pháp lý trên môi trường điện tử, góp phần mang lại nhiều thuận lợi và tiện nghi cho tổ chức, cá nhân như: thực hiện được mọi lúc mọi nơi; hạn chế việc đi lại; không phải xếp hàng và cũng không phải chờ đợi; tất cả đều có hướng dẫn chi tiết cụ thể. Từ đó cho thấy, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 được Chính phủ ban hành rất thiết thực đối với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay.
Bảo Trân -PBGDPL